Published Monday, 7 May 2018 10:00 AM
Written by Admin
Subbag Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Brebes mengadakan Pertemuan Workshop Kearsipan Tahun 2018. Workshop diadakan di Aula Dinas Kesehatan Kabupaten Brebes selama dua hari, tanggal 3-4 Mei 2018. Workshop dihadiri oleh peserta dari 38 Puskesmas se Kabupaten Brebes terdiri dari karyawan tata usaha dan karyawan pengurus barang di Puskesmas. Workshop ini ditujukan agar karyawan tata usaha dan pengurus barang di Puskesmas dapat mengerti bagaimana mengelola dan menyelamatkan tata kearsipan di Puskesmas karena arsip merupakan bukti yang sah. Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi publik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah kantor, apabila pengelolaan arsip dalam suatu kantor kurang baik maka dapat menghambat proses kerja selanjutnya. Oleh karena Workshop Kearsipan ini diadakan. Untuk memberikan pengetahuan bagaimana system pengelolaan arsip yang baik dan benar. Arsip memberikan perlindungan pada kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat. Dengan arsip pula dapat menyelamatkan asset nasional. Sedangkan apabila data hilang atau tidak lengkap, maka asset nasional dapat hilang.
Bagaimana kondisi kerasipan di lingkungan kerja Anda?
Dilaksanakan Workshop Kearsipan ini karena sampai saat ini masih belum jelasnya organisasi kearsipan, unit pengolah dan unti kearsipan, belum optimalnya lembaga kearsipan dan tidak adanya pembinaan intern. System dan Prosedural untuk Arsip saat ini adalah belum adanya system baku secara instansional, belum adanya pengendalian surat yang efisien, ada kecenderungan setiap surat dicopy berlebihan (surplus copy), belum jelasnya kewenangan penandatanganan surat, flow chart penyampaian surat yang berbelit, setiap unit mempunyai system pemberkasan yang berbeda, termasuk sarana penyimpanannya, adanya kesulitan dalam retrieval arsip, arsip yang menumpuk, serta perkembangan teknologi dan dampak perundang-undangan yang terkait. Untuk itu agar kearsipan dapat dikelola dan diselamatkan dengan baik dan benar dibutuhkan Sumber Daya Manusia sebagai pengambil keputusan, Pembina kearsipan, serta pelaksana (arsiparis/petugas pengelola kearsipan).
Nilai Guna Arsip terdiri dari ALFRED, Administrative Legal (hukum) Financial (keuangan) Research (Penelitian) Education (Pendidikan) dan Documentation (Dokumentasi). Dengan SIstem penyelenggaraan kearsipan yang andal, komprehensif dan terpadu dapat melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentitas, dan reliabilitas, arsip dapat terpenuhi. Dengan mengatur akses arsip dinamis yang sesuai peraturan perundang-undangan dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.
